ATA - Reunião da Diretoria 13/06/13

Reuniram-se no stand de vendas do empreendimento os síndicos: Italiano (Orquídeas), Britto (Azaléias), Ana Carolina (Acácias), Hudson (Ipês), Ana Claudia (Lírios), Marcio (Violetas), Rubens (Girassóis), Eva (Tulipas), Adriano (Flamboyant), os membros da Diretoria: Rafaella, Malu, Tatiane e Lucas. Também esteve presente a Poliana (Violetas). A reunião teve início às 19h00 com os seguintes informes e deliberações:

- 1. Apresentação Projeto de Comunicação Moradora Samira Galli

Os moradores Guilherme (publicitário) e Samira Galli (trabalhava no Jornal Cruzeiro do Sul), apresentaram a AMVFV um projeto de informativo interno para o Villa Flora. O informativo terá assuntos para a comunidade, família (saúde, esporte, cultura, animais...), espaço para AMVFV, espaço para o Grupo de Voluntários, entrevistas. Para publicidades e classificados de serviços internos do condomínio será cobrado preço de custo.

Para publicidade externa e panfletagem dentro do informativo os preços serão passados pelo Guilherme e Samira.

Não haverá custo para AMVFV e Grupo de Voluntários para as publicações.

A princípio o informativo será mensal. 

O Projeto foi pré-aprovado pelos presentes.

- 2. Informes tesouraria: imposto municipal - Retorno Alex sobre registro não feito / Multas - retorno Caresia sobre valores do período

INFORMES

1.    Aportes Rossi e Impostos Atrasados sobre notas de serviço

Posição em 27/01/13:

Aportes: 6x 5.551,19 (Jul/Ago/Set/Out/Nov/Dez) = 33.307,14

Impostos pagos: 21.041,14 (Ago a Nov) sobre notas de serviço

Saldo: 12.266,00

Posição em 06/05/2013:

Total de aportes: 33.307,14

Impostos negociados: 15.824,65 (2 x 7.912,33 p/ 29/05 e 01/07/2013)

Impostos pagos: 21.041,14 + 7.912,33 = 28.953,47

Impostos a pagar: 7.912,33

Total Impostos (pago e a pagar): 36.865,79 sobre notas de serviço

2.1 - Situação Financeira

Posição em 01/06/2013

Saldo conta: 42.532,07

Observação: há 14.960,25 em impostos e multa negociados.

Saldo disponível estimado para implantação da portaria: 30.000,00 (justo, devido a despesas na EEE)

2.2 - Quadro de energia da praça do coreto

O Engenheiro Fábio informou por e-mail que seria realizado em 27/05/2013. Yeda questionou pessoalmente o eng. Fábio em 05/06/2013 sobre o serviço e foi informada que os reatores serão enviados para a empresa fornecedora em Campinas para avaliação. Yeda argumentou que isto deveria levar muito tempo e que a praça não poderia mais aguardar. O eng. Otoniel, também presente, então questionou sobre a empresa fornecer novos reatores para a solução até avaliação. 

No dia 13/06 às 9hs o eletricista estava na praça realizando a troca dos reatores.

PENDÊNCIAS

2.3 - Multas (Impostos Atrasados)

Valor total: 7.688,66

Parcelamento em 12 x 640,72 para pgto de 05/2013 a 04/2014.

Ao ser realizado um levantamento (CPD) junto a prefeitura de Votorantim (certidão positiva de débito) foi observado uma série de multas “REFERENTE À ENTREGA EM ATRASO DA DECLARAÇÃO DE SERVIÇOS PRESTADOS/TOMADOS”. O desenrolar deste fato é exposto abaixo.

Questionamento realizado sobre a origem desta dívida junto à prefeitura e Caresia:

·         Prefeitura (Fabiana): mensalmente deve ser entregue uma declaração de serviços tomados e prestados, sem custo. Mas isto não foi realizado, implicando em multa de valor proporcional ao atraso na entrega.

·         Caresia (Josi, e-mail 19/03/13 8:13h): as declarações não foram entregues porque primeiro deveria ser realizado a inscrição junto a prefeitura, o que foi realizado tardiamente pelo Juliano (antiga diretoria).

·         Prefeitura (Fabiana): a inscrição junto a prefeitura foi solicitada em 03/10/2011, sendo realizada/liberada em 16/10/2011.

·         Caresia (Aldo, pessoalmente): embora a inscrição tenha saído, a prefeitura de Votorantim (exclusivamente) tem o conceito de “viabilidade”, o que significa que se houver qualquer pendência de documentos relativos a empresa junto a prefeitura as entregas são inviabilizadas (embora entregues ficam pendentes como se não tivessem sendo entregues). E haviam pendências devido a dificuldade em obter assinaturas. Portanto mesmo as multas de 2012 não são culpa da Caresia. Caso haja questionamentos quanto a isto, entrar em contato com a Caresia.

Resumo dos fatos:

·         A relação de multas refere-se aos anos de 2010 a 2012.

·         As multas são de responsabilidade da Incorporadora que não providenciou a inscrição e documentação em tempo.

·         Certidão positiva de débito: levantamento para acerto de contas

·         Histórico do contribuinte: listagem das declarações de serviços tomados e prestados, sem atualização e multa.

·         Atualização de multas: listagem com o valor atualizado das multas.

2.4 - Estação de Esgoto

O Marcelo ficou responsável pela EEE. Foi pedido orçamento e proposta de contrato para a empresa RochaForte, que enviou em 11/04/2013. A proposta foi repassada para o Marcelo dar andamento em 11/04/2013.

A Síndica Ana Carolina ficou de passar contato de engenheiro para ajudar nos assuntos relacionados a EEE.

2.5       Telefonia

Aquisição de aparelho: foram adquiridos pela Internet 2 aparelhos celulares (Samsung E1203 para 3 chips e LG A275 para 2 chips)  no valor total de R$ 219,00. Aguardando chegar.

Ativação de celular para receber: sugestão de ativação imediata de celular na portaria para receber ligações.

Contrato telefonia fixa: realizado em 06/06/2015, pendente em 13/06, aguardando retorno sobre motivos.

2.6 - Energia Elétrica da EEE

Conforme e-mails da Maria Clara, a transferência de titularidade da conta não foi feita, pois precisamos assinar esta alteração, mas já estamos pagando a conta. A questão é que há indícios de que o contrato poderia ser para uma demanda menor, havendo redução no valor da conta.

- 3. Portaria 1 e 2 (Sugestão "Acordo de cavalheiros") / Gradil (correções no projeto)

Sobre a sugestão da Portaria 1 e 2 ficou acordado por parte de todos os presentes a necessidade e aceitação de 100%  na reunião de um comum acordo da abertura da Portaria 2 apenas para os moradores. Uma vez que todos os custos da Portaria 1 são de inteira responsabilidade da Associação dos Moradores, porém é utilizado por todos (obras , corretores, funcionários da ROSSI).

A partir dessa data os portões de moradores serão fechados, por segurança,  nos seguintes dias e horários, sendo utilizado o portão de visitantes para moradores e visitantes:

Domingo a Quinta-feira: 24:00 às 6:00

Sexta e Sábado: 1:00 às 6:00

- 4. Contratação de um funcionário administrativo da AMVFV - Proposta Caresia

Aldo apresentou proposta para a contratação de um funcionário para AMVFV. O primeiro valor apresentado estava fora do que a AMVFV previa gastar (R$ 6.000,00). Foi conversado e o Aldo fará outra proposta para apresentar a AMVFV.

- 5. Segurança: retorno sobre fechamento do acesso à rotatória e pedra próxima a quadra.

Ok o fechamento foi realizado.

- 6. Retorno sobre a Feira Livre 

O retorno foi muito positivo. Com aprovação da feira livre dentro do VFV.

A AMVFV está fazendo um CONTRATO para a feira livre. Assim que finalizado será apresentado aos feirantes e demais prestadores de serviços que tiverem interesse em participar e estiverem de acordo com as normas do contrato.

- 7. Retorno entrega das chaves Acácias (manual moradores/ cadastro portaria)

Foi positiva a ação da AMVFV realizada na entrega de chaves do Acácias. A ação será repetida nos próximos condomínios que serão entregues (apresentação da AMVFV, cadastro de moradores, entrega de selos de moradores).

- 8. Aprovação dos termos de responsabilidade (uso das áreas comuns Villa Flora)

Devido ao tempo esse item não foi discutido. Será levado para a próxima reunião.

- 9. Finalização Regulamento Interno - Ampliações e Reformas

Devido ao tempo esse item não foi discutido. Será levado para a próxima reunião.

Obs: A Diretora Tatiane sugeriu enviar o Regulamento a ela para que desse uma analisada e assim levar sugestões à próxima reunião.

- 10.  Eleições AMVF - trâmites necessários/datas

Malu ficou de enviar um email a Maria Clara solicitando orientações para marcar a próxima reunião.

- 11. O Conselheiro Fiscal Gustavo Henrique Calderon apresentou o termo de renúncia ao cargo. 

O cargo está vago para as próximas eleições.

- 12. Coleta seletiva: A Diretora Rafaella entregou na portaria uma autorização para entrada do prestador de serviço relacionado à coleta seletiva, aPós ter sido relatado pelo mesmo a não autorização de entrada pela portaria. A coleta seletiva foi retomada no condomínio nos dias da semana: Segunda-feira e Sexta-feira.

13. - Discussão diversas trazidas pelos condôminos (e-mails).

Não tivemos nesta reunião discussões trazidas pelos condôminos.

Não havendo mais nada a se tratar a reunião foi encerrada. Próxima reunião agendada para 24/06/13.

Feira Livre Aprovada!

Yes! Nós temos bananas!

“Yes! Nós temos bananas!!!

Bananas pra dar e vender

Banana menina tem vitamina

Banana engorda e faz crescer”

A Associação de Moradores do Villa Flora Votorantim informa com satisfação que a partir desta quinta-feira 13/06/2013, nós teremos bananas, maçãs, e outros tipos de frutas, legumes, verduras semanalmente no Villa Flora Votorantim. Isso porque a feira teste realizada na semana passada foi um sucesso, sendo muito elogiada e aprovada pelos moradores.

Os produtos estavam frescos, os preços compatíveis com o realizado no mercado e houve boa procura, tanto, que alguns produtos foram vendidos até o último item. Fora isso, observou-se que o barulho não causou transtornos aos vizinhos mais próximos e as barracas efetuaram a limpeza do local adequadamente após o término da feira, conforme o combinado.

Não dá para deixar de falar da barraca de pastéis, o grande destaque da noite! Ela teve movimento do início ao fim da feira. O yakissoba também agradou e muita gente voltou para casa satisfeita a ponto de nem se preocupar com alguns quilinhos a mais na balança!

Diante de tantos pontos positivos, a feira (e a sua janta de quinta-feira) está garantida! Ela continuará sendo todas às quintas-feiras, à noite, das 18h às 22h ao lado da quadra poliesportiva, aberta apenas aos moradores.

Por uma questão de organização e prevenção a feira será implantada por três meses em fase experimental. Após o qual, o serviço será re-avaliado e as regras revisadas pela AMVF.

Contrato: a AMVF fará um contrato com cada barraca, exigindo o cumprimento de algumas regras que garantam a qualidade do serviço prestado: como o mínimo de estrutura necessária, conhecimento do negócio/ produto/ serviço que se está comercializando; compromisso com dia e horário estabelecido; definição do local das barracas; limpeza da área durante e após a realização da feira; etc.

É importante frisar aqui, que este resultado não foi conseguido de um dia para o outro, e sua realização é uma prova do esforço das pessoas que estão na AMVF por trazer melhorias para o nosso dia-a-dia.

O primeiro passo foi a AMVF perceber esta oportunidade, entendendo que uma feira dentro do Villa Flora traria muita praticidade para todos os moradores. A partir daí, foram desempenhadas duas frentes de investigação para saber quais seriam os trâmites necessários.

Nosso conselheiro fiscal Gustavo se responsabilizou pela busca de informações na prefeitura, enquanto o síndico Britto entrou em contato com o feirante particular dos condomínios vizinhos. Desde então, o assunto esteve presente nas pautas das reuniões da AMVF e vem sendo discutido e avaliado por todos. Dessas reuniões, foi aprovada a opção feira particular fechada e o síndico Britto deu continuidade no processo junto ao feirante.

Depois disso, foi necessário adequar o local da feira obtendo um ponto de energia para as barracas, a diretora Rafaella entrou e contato com o engenheiro da Rossi para saber as possibilidades, o síndico Rubens tratou com o eletricista o orçamento para realizar o serviço, a ex-diretora de tesouraria (interina no cargo) Yeda aprovou o orçamento, a síndica Eva foi atrás dos materiais e efetuou a compra em nome da AMVF, tudo pronto, a diretora Malu (eu) redigiu o comunicado e divulgou para os moradores. E, no dia da feira, estávamos todos os membros avaliando a reação das pessoas e a atuação dos feirantes. E não acabou por aí, até chegar a este comunicado já se foram lá alguns outros tantos e-mails trocados entre os membros opinando, discutindo e deliberando: Adriano, Italiano, Márcio, Clayton, Edison, Marcelo, Nivaldo, Tatiane, Lucas, Alexandre, Simone e Ana Claudia, esta última que se disponibilizou a redigir o texto do contrato a ser assinado entre as partes.

Queremos com isso exemplificar para você, morador, que este é o trabalho da AMVF. Estamos trabalhando a todo o tempo, com todo o nosso empenho nesse e em outros projetos para um Villa Flora cada vez melhor! Fazer parte da AMVF é isso, é cada um ajudar como pode em prol de uma coisa maior para todos, ainda que na maioria das vezes nossos esforços não sejam vistos e fiquem apenas nos bastidores.

Agradecemos a atenção e uma boa feira para todos!

Associação de Moradores do Villa Flora Votorantim

Comunicado Feira Livre Noturna Villa Flora Votorantim

A Associação de Moradores do Villa Flora Votorantim informa aos moradores que nesta quinta-feira 06/06/2013 será realizada uma feira livre noturna no Villa Flora. Será um primeiro teste, onde avaliaremos os impactos da realização desse tipo de feira dentro do condomínio.

A feira será feita pelo mesmo profissional que realiza as feiras dos condomínios Santa Maria e Fazenda Imperial, é uma feira particular aberta apenas aos moradores e terá barracas de frutas, verduras e legumes, comida japonesa (tempurá, sushi, guiozá), pastel, espetinho, churros, queijos e doces.

DATA: 06/06/2013 (QUINTA-FEIRA)
HORÁRIO: DAS 18h00 ÀS 22h00
LOCAL: NA RUA LATERAL DA QUADRA POLIESPORTIVA

Apareça com sua família!

Associação de Moradores do Villa Flora Votorantim

Ata - Reunião da Diretoria - 23/05/2013

Reuniram-se do stand de vendas do empreendimento os síndicos Adriano (Flamboyants), Ana Claudia (Lírios), Italiano (Orquídeas), Eva (Tulipas), Marcio (Violetas),  Britto (Azaléias), os membros da diretoria: Alex, Nivaldo, Rafaella, Malu, Yeda¹ , Marcelo, Alexandre e Gustavo, também esteve presente Maria Clara (Rossi) e Poliana (Violetas). A reunião teve início às 19h00 com os seguintes informes e deliberações:

- 1. Informes tesouraria: imposto municipal, entre outros: Yeda compareceu à Prefeitura de Votorantim para tratar sobre os impostos devidos, lá emitiu dois carnês separadamente: um de 15mil reais de ISS atrasado, (parcelado em duas vezes) e outro com uma dívida de aproximadamente 7mil e 800 reais (parcelado em 12 vezes), dívida esta não prevista e da qual a AMVF não tinha conhecimento até ser descoberta no mês passado. O valor trata-se de uma multa gerada a partir de 2010 por declarações de serviços tomados/prestados que não foram devidamente entregues à Prefeitura. Yeda questionou a Caresia para saber por que essas declarações não foram entregues, foi informada que na época era necessário que a AMVF tivesse um registro junto à Prefeitura, registro este que só foi realizado em novembro de 2011. Ainda assim, constatou-se que mesmo depois da data do registro incidiram multas sobre a AMVF. Yeda checará os valores referentes o período após o registro e cobrará a responsabilidade da Caresia pelo tempo que lhe couber. De outro lado, Alex ficou de checar porque o registro não foi realizado na gestão anterior e apurar as responsabilidades.

  

- 2. Portaria 1 e 2 (Problemas x Soluções): Ficou acordado que a AMVF seguirá com a proposta de automatização apenas da Portaria1 conforme havia sido planejado anteriormente.

Com relação à Portaria2, foi definido um prazo até agosto para resolvermos se será possível ou não a sua abertura para a utilização dos moradores. Durante este período serão feitos orçamentos considerando a sugestão da contratação de um funcionário AMVF na Portaria2, trabalhando em período alternativo (a ser definido), atendendo exclusivamente moradores para desafogar o trânsito na Rodovia João Leme dos Santos nos horários de saída e chegada do trabalho. Também foi acertada que a entrada e saída dos funcionários da obra Rossi será realizada exclusivamente pela Portaria2, sendo terminantemente proibida a utilização da Portaria1 pela obra.

Maria Clara informou que a Portaria2 contará com muro e gradis e que o processo já está em andamento por parte da engenharia da Rossi.

- 3. Pesquisa de fornecedor - automação da portaria: Para dar seguimento à proposta de automatização, alguns orçamentos já realizados serão revisados e a AMVF começará um processo de reuniões com os fornecedores para que apresentem suas soluções e orçamentos presencialmente. A primeira empresa contatada será a Suprematec.

- 4. Renúncia Nivaldo (Impactos x Procedimentos): Nivaldo apresentou sua carta de renúncia por motivos profissionais e Italiano e Adriano se responsabilizaram pela pasta de Trânsito e Segurança provisoriamente até a eleição de novo membro. Rafaella ficou de montar uma lista com o nome/foto e contato dos membros da AMVF e deixar na Portaria caso os porteiros necessitem entrar em contato. Malu também informou a todos sua intenção de desligamento da diretoria de Comunicação pelos mesmos motivos, aguardará apenas a definição da data da nova eleição para fazê-lo.

- 5. Segurança: discussão sobre o acesso a rotatória e pedra próxima a quadra: Alguns moradores infelizmente têm utilizado a área junto à rotatória (pedra) para consumo de bebidas alcoólicas e outros produtos, altas horas da noite, deixando o local sujo com garrafas, cigarros e embalagens. Por isso, foi solicitado à Rossi que seja colocada uma barreira fixa evitando que moradores em carros e pedestres transitem no local. Maria Clara repassará a solicitação à engenharia.

- 6. Quadra: O retorno sobre as primeiras semanas de uso foi positivo. Ficando apenas uma recomendação à Portaria de exigir a assinatura da entrega da chave pelo morador, uma vez que faltavam algumas assinaturas no caderno de reservas. 

- 7. Lixeiras: O retorno sobre as primeiras semanas de uso das lixeiras e a dinâmica de limpeza foi positivo, não havendo nenhuma reclamação a acrescentar.

- 8. Almoxarifado Rossi: Sobre o barulho do almoxarifado e sobre constantes disparos do alarme, Alex e Maria Clara disseram que embora possam repassar o ocorrido para a engenharia, informaram que o canal mais eficiente para este tipo de reclamação é o telefone da Rossi 0800 733 6000.

- 9. Finalização do Regulamento Interno: Ampliação e Reforma. O pouco tempo disponível e a ausência da pasta a fim impossibilitaram a discussão sobre o assunto, ficando pendente para a próxima reunião.

- 10. Feira livre: Gustavo apresentou todos os trâmites necessários para a entrada de pedido de feira livre na prefeitura de Votorantim. Britto também apresentou a possibilidade da contratação de uma feira particular, a mesma realizada no condomínio Santa Maria e Fazenda Imperial. Segundo Britto, o feirante tem 5 barracas, está com as quintas-feiras livres e se responsabiliza pela montagem, desmontagem das barracas e limpeza do local. E que ele pode fazer uma feira de teste no Villa Flora antes de fecharmos qualquer contrato. Assim, ficou decidido pela realização de uma “feira de teste” na quinta-feira 06/06/2013 (a confirmar). Sobre o local, decidiu-se pela área próxima à quadra de esportes, sendo necessária a disponibilização de um ponto de energia 220v*. Britto checará com o feirante a data para confirmação.

- 11. Discussão sobre a necessidade x possibilidade da contratação de um funcionário administrativo da AMVF: É unânime a decisão sobre a necessidade da contratação urgente de um funcionário para dar andamento a diversos assuntos administrativos e de ordem operacional da AMVF. Sobre esta possibilidade foi discutido os prós e os contras de fazer a contratação diretamente pela AMVF ou de terceirizar por uma administradora. Assim, optou-se por contatar primeiro a Caresia para saber qual seria o custo de um funcionário AMVF, para posteriormente decidirmos como proceder.

- 12. Discussão diversas trazidas pelos condôminos (e-mails).

Moradora Samira – Sobre apresentação empresa (já respondido por e-mail da AMVF - Malu) – ficando a AMVF comprometida em avisar da próxima reunião e inserir o assunto na pauta.
Morador Cleber - Sobre a portaria/ automação - Nivaldo (mesmo desligado do cargo) se disponibilizou e se responsabilizou por responder ao morador.
Moradora Maria Carolina - Sobre horário de prestadores de serviço e carros na avenida – (já respondido - Italiano).

-13. Entrega Condomínio Acácias: Rafinha convocou os membros a participarem ativamente da entrega do condomínio Acácias, enfatizou a importância de uma breve apresentação da AMVFV, seguida da distribuição e preenchimento do cadastro portaria x entrega adesivos, + manual mandamentos Villa Flora aos novos moradores. Entre os assuntos que o manual deve abordar foram elencados:

Portaria (selo/horários prestadores/ horários de mudanças)/ Velocidade permitida / Lei do silêncio (obras e horário de barulho) / Ampliação e Reformas (procedimentos) / Animais no condomínio / Quadra – regras de uso / Contatos (Rossi/AMVF/Caresia).

 14 Timer Quadra: Malu informou que Rubens entrou em contato com o eletricista Valdeni e, este apresentou dois preços para o timer da quadra, um mais barato e de qualidade inferior 40,00 e, outro mais caro, porém de melhor qualidade 116,00. Além de 150,00 a mão-de-obra. Tempo de trabalho - meio período. O Timer deverá ser comprado pela associação, após isso, o Valdeni ira desmontar e montar o comando, programando o Timer Digital com Bateria. Foi aprovada a compra do Timer de melhor qualidade e autorizado o serviço. *Yeda solicitou que na realização do serviço seja verificado com o Valdeni a possibilidade de puxar um ponto de energia 220v próximo a quadra para a feira livre.

Não havendo mais nada a se tratar a reunião foi encerrada. Próxima reunião pré-agendada para 13/06/2013.

¹ Continuidade das atividades até eleição de novo membro.