Reuniram-se do stand de vendas do empreendimento os síndicos Adriano (Flamboyants), Ana Claudia (Lírios), Italiano (Orquídeas), Eva (Tulipas), Marcio (Violetas), Britto (Azaléias), os membros da diretoria: Alex, Nivaldo, Rafaella, Malu, Yeda1 , Marcelo,
- 1. Informes tesouraria: imposto municipal, entre outros: Yeda compareceu à Prefeitura de Votorantim para tratar sobre os impostos devidos, lá emitiu dois carnês separadamente: um de 15mil reais de ISS atrasado, (parcelado em duas vezes) e outro com uma dívida de aproximadamente 7mil e 800 reais (parcelado em 12 vezes), dívida esta não prevista e da qual a AMVF não tinha conhecimento até ser descoberta no mês passado. O valor trata-se de uma multa gerada a partir de 2010 por declarações de serviços tomados/prestados que não foram devidamente entregues à Prefeitura. Yeda questionou a Caresia para saber por que essas declarações não foram entregues, foi informada que na época era necessário que a AMVF tivesse um registro junto à Prefeitura, registro este que só foi realizado em novembro de 2011. Ainda assim, constatou-se que mesmo depois da data do registro incidiram multas sobre a AMVF. Yeda checará os valores referentes o período após o registro e cobrará a responsabilidade da Caresia pelo tempo que lhe couber. De outro lado, Alex ficou de checar porque o registro não foi realizado na gestão anterior e apurar as responsabilidades.
- 2. Portaria 1 e 2 (Problemas x Soluções): Ficou acordado que a AMVF seguirá com a proposta de automatização apenas da Portaria1 conforme havia sido planejado anteriormente.
Com relação à Portaria2, foi definido um prazo até agosto para resolvermos se será possível ou não a sua abertura para a utilização dos moradores. Durante este período serão feitos orçamentos considerando a sugestão da contratação de um funcionário AMVF na Portaria2, trabalhando em período alternativo (a ser definido), atendendo exclusivamente moradores para desafogar o trânsito na Rodovia João Leme dos Santos nos horários de saída e chegada do trabalho. Também foi acertada que a entrada e saída dos funcionários da obra Rossi será realizada exclusivamente pela Portaria2, sendo terminantemente proibida a utilização da Portaria1 pela obra.
Maria Clara informou que a Portaria2 contará com muro e gradis e que o processo já está em andamento por parte da engenharia da Rossi.
- 3. Pesquisa de fornecedor - automação da portaria: Para dar seguimento à proposta de automatização, alguns orçamentos já realizados serão revisados e a AMVF começará um processo de reuniões com os fornecedores para que apresentem suas soluções e orçamentos presencialmente. A primeira empresa contatada será a Suprematec.
- 4. Renúncia Nivaldo (Impactos x Procedimentos): Nivaldo apresentou sua carta de renúncia por motivos profissionais e Italiano e Adriano se responsabilizaram pela pasta de Trânsito e Segurança provisoriamente até a eleição de novo membro. Rafaella ficou de montar uma lista com o nome/foto e contato dos membros da AMVF e deixar na Portaria caso os porteiros necessitem entrar em contato. Malu também informou a todos sua intenção de desligamento da diretoria de Comunicação pelos mesmos motivos, aguardará apenas a definição da data da nova eleição para fazê-lo.
- 5. Segurança: discussão sobre o acesso a rotatória e pedra próxima a quadra: Alguns moradores infelizmente têm utilizado a área junto à rotatória (pedra) para consumo de bebidas alcoólicas e outros produtos, altas horas da noite, deixando o local sujo com garrafas, cigarros e embalagens. Por isso, foi solicitado à Rossi que seja colocada uma barreira fixa evitando que moradores em carros e pedestres transitem no local. Maria Clara repassará a solicitação à engenharia.
- 6. Quadra: O retorno sobre as primeiras semanas de uso foi positivo. Ficando apenas uma recomendação à Portaria de exigir a assinatura da entrega da chave pelo morador, uma vez que faltavam algumas assinaturas no caderno de reservas.
- 7. Lixeiras: O retorno sobre as primeiras semanas de uso das lixeiras e a dinâmica de limpeza foi positivo, não havendo nenhuma reclamação a acrescentar.
- 8. Almoxarifado Rossi: Sobre o barulho do almoxarifado e sobre constantes disparos do alarme, Alex e Maria Clara disseram que embora possam repassar o ocorrido para a engenharia, informaram que o canal mais eficiente para este tipo de reclamação é o telefone da Rossi 0800 733 6000.
- 9. Finalização do Regulamento Interno: Ampliação e Reforma. O pouco tempo disponível e a ausência da pasta a fim impossibilitaram a discussão sobre o assunto, ficando pendente para a próxima reunião.
- 10. Feira livre: Gustavo apresentou todos os trâmites necessários para a entrada de pedido de feira livre na prefeitura de Votorantim. Britto também apresentou a possibilidade da contratação de uma feira particular, a mesma realizada no condomínio Santa Maria e Fazenda Imperial. Segundo Britto, o feirante tem 5 barracas, está com as quintas-feiras livres e se responsabiliza pela montagem, desmontagem das barracas e limpeza do local. E que ele pode fazer uma feira de teste no Villa Flora antes de fecharmos qualquer contrato. Assim, ficou decidido pela realização de uma “feira de teste” na quinta-feira 06/06/2013 (a confirmar). Sobre o local, decidiu-se pela área próxima à quadra de esportes, sendo necessária a disponibilização de um ponto de energia 220v*. Britto checará com o feirante a data para confirmação.
- 11. Discussão sobre a necessidade x possibilidade da contratação de um funcionário administrativo da AMVF: É unânime a decisão sobre a necessidade da contratação urgente de um funcionário para dar andamento a diversos assuntos administrativos e de ordem operacional da AMVF. Sobre esta possibilidade foi discutido os prós e os contras de fazer a contratação diretamente pela AMVF ou de terceirizar por uma administradora. Assim, optou-se por contatar primeiro a Caresia para saber qual seria o custo de um funcionário AMVF, para posteriormente decidirmos como proceder.
- 12. Discussão diversas trazidas pelos condôminos (e-mails).
Moradora Samira – Sobre apresentação empresa (já respondido por e-mail da AMVF - Malu) – ficando a AMVF comprometida em avisar da próxima reunião e inserir o assunto na pauta.
Morador Cleber - Sobre a portaria/ automação - Nivaldo (mesmo desligado do cargo) se disponibilizou e se responsabilizou por responder ao morador.
Moradora Maria Carolina - Sobre horário de prestadores de serviço e carros na avenida – (já respondido - Italiano).
Morador Cleber - Sobre a portaria/ automação - Nivaldo (mesmo desligado do cargo) se disponibilizou e se responsabilizou por responder ao morador.
Moradora Maria Carolina - Sobre horário de prestadores de serviço e carros na avenida – (já respondido - Italiano).
-13. Entrega Condomínio Acácias: Rafinha convocou os membros a participarem ativamente da entrega do condomínio Acácias, enfatizou a importância de uma breve apresentação da AMVFV, seguida da distribuição e preenchimento do cadastro portaria x entrega adesivos, + manual mandamentos Villa Flora aos novos moradores. Entre os assuntos que o manual deve abordar foram elencados:
Portaria (selo/horários prestadores/ horários de mudanças)/ Velocidade permitida / Lei do silêncio (obras e horário de barulho) / Ampliação e Reformas (procedimentos) / Animais no condomínio / Quadra – regras de uso / Contatos (Rossi/AMVF/Caresia).
14 Timer Quadra: Malu informou que Rubens entrou em contato com o eletricista Valdeni e, este apresentou dois preços para o timer da quadra, um mais barato e de qualidade inferior 40,00 e, outro mais caro, porém de melhor qualidade 116,00. Além de 150,00 a mão-de-obra. Tempo de trabalho - meio período. O Timer deverá ser comprado pela associação, após isso, o Valdeni ira desmontar e montar o comando, programando o Timer Digital com Bateria. Foi aprovada a compra do Timer de melhor qualidade e autorizado o serviço. *Yeda solicitou que na realização do serviço seja verificado com o Valdeni a possibilidade de puxar um ponto de energia 220v próximo a quadra para a feira livre.
Não havendo mais nada a se tratar a reunião foi encerrada. Próxima reunião pré-agendada para 13/06/2013.
