Orientações aos moradores sobre a portaria

Dúvidas, reclamações, sugestões portaria:

Os porteiros são orientados pelo Diretor de Trânsito e Segurança, Sr. Nivaldo e pelo responsável pela empresa de segurança. Apenas ambos tem autoridade para orientar ou advertir os porteiros. Não é permitida a interferência de moradores, síndicos ou terceiros na rotina da portaria. Quaisquer dúvidas, reclamações e sugestões em relação aos porteiros/portaria, devem ser comunicadas ao Sr. Nivaldo pelo e-mail nivaldoav@ig.com.br , que avaliará a ocorrência e dará o devido encaminhamento.

Carros “provisórios”:

Caso proprietário esteja com carro reserva (do seguro) ou alugado deverá entrar pela entrada de visitante e fazer o respectivo cadastro.

Motos:

O acesso de motos deverá ser feito exclusivamente pela entrada de visitantes, independente do condutor ser morador ou não.

O motociclista deve retirar capacete e se identificar.

Ata - Reunião da Diretoria - 03/10/2012

Ata de Reunião de Diretoria – Associação dos Moradores do Villa Flora Votorantim

Data da reunião – 03/10 /2012

Participantes presentes:

Edison Caetano –Hortências

Rubens Mota - Girassóis

João Luiz Italiano - Orquídeas

Adriano Barros Amaral - Flamboyants

Carolina Brabo - Ampliações e Reformas

Vinícius Neves - Esportes, Cultura e Lazer

Rafaella Soares - Meio Ambiente

Maria Luiza Mota - Comunicação

Renata de Souza - Supl. Comunicação

Nivaldo Vicente - Trânsito e Seguraça

Yeda Venturini - Tesouraria

Simone Stefani - Conselho Fiscal

Antônio Alexandre - Conselho Fiscal

Gustavo Calderon - Conselho Fiscal

Pauta da Reunião

1. Discussão sobre a empresa de segurança Moraes X Ação Trabalhista (das 19:00h às 19h30min); 

- Analisar e validar proposta do Advogado Consultor;

 

2.  Discussão sobre orçamentos das empresas de limpeza e manutenção (das 19h30min às 19h45min); 

- Manutenções pontuais - em andamento, em fase de finalização;

- Contrato anual para serviços mensais de manutenção- sendo firmado com a empresa MIX, em fase de assinatura;

  

3.  Processo de fechamento - Discussão sobre questões resultantes do fechamento (das 19:45min às 20h30min);

- Projeto de fechamento (em estudo);

4. Discussão sobre questões diversas trazidas pelos condôminos (das 20h30min às 21h00min);

- Definir data de entrega da praça 09 - Alvará ainda não liberado (com ou sem churrasqueira);

- Verificar com Engº Henrique alteração do contrato com o SAAE para manutenção da EEE;

-  Delegar novo responsável pelos emails e Atas das reuniões;

Durante a reunião, foram discutidos os seguintes assuntos:

1. Discussão sobre a empresa de segurança Moraes X Ação Trabalhista (das 19:00h às 19h30min); 

• Analisar e validar proposta do Advogado Consultor; 

Sugerido a negociação entre o advogado e a PS, caso a PS não aceite, verificar possibilidade de deposito em juízo. 

Sobre a nova ação trabalhista verificar a exclusão da Associação, pois na ação consta o nome da Moraes e não temos nenhuma nota fiscal e boleto no nome dessa empresa (tudo pago para a PS Service). 

2. Discussão sobre orçamentos das empresas de limpeza e manutenção (das 19h30min às 19h45min); 

• Manutenções pontuais - em andamento, em fase de finalização; 

Questionado sobe a manutenção da parte elétrica – CONTRATO COBRE APENAS TROCA DE LAMPADAS. 

• Contrato anual para serviços mensais de manutenção- sendo firmado com a empresa MIX, em fase de assinatura;

3. Processo de fechamento - Discussão sobre questões resultantes do fechamento (das 19:45min às 20h30min); 

Sr. Edson foi ao SAAE e foi informado que não haverá mudança na coleta;  

Sr. Guilherme do SAAE solicitou que a cada entrega de condomínio alguém da incorporadora deverá “comunicar” o SAAE. 

Adriano (novo sindico do Flamboyant) e Rafaella ficaram de verificar empresas para realização da coleta de lixo no loteamento. 

• Projeto de fechamento (em estudo);

4. Discussão sobre questões diversas trazidas pelos condôminos (das 20h30min às 21h00min); 

• Definir data de entrega da praça 09 - Alvará ainda não liberado (com ou sem churrasqueira); 

Após votação foi optado pela entrega da praça sem a churrasqueira no dia 17 de novembro (VERIFICAR POSSIBILIDADE DA DATA) 

• Verificar com Engº Henrique alteração do contrato com o SAAE para manutenção da EEE; 

Yeda conversará com Claudio Foroni (Diretor de Limpeza e manutenção) para que este assuma a negociação da transferência da EEE. 

• Delegar novo responsável pelos emails e Atas das reuniões; 

Em cada reunião um membro da Associação ficará responsável pela elaboração da ATA Gustavo Calderon ficará responsável pela triagem dos e-mails até a contratação de um funcionário para a associação. 

• Liberação da utilização da área do Coreto  

Liberado para a realização do evento do dia das Crianças (dia 21 de outubro de 2012 das 9:00 as 12:00)

• Empresa de interfone (trazido pela Yeda) 

Yeda entrou em contato com várias empresas, apresentou os orçamentos, que variam entre R$ 13.000,00 e R$ 18.000,00 (para instalação inicial de 800 “ramais”). Solicitada a presença do representante para sanar possíveis dúvidas. 

• Orientações para a nova empresa de segurança 

Apenas Nivaldo e o proprietário da empresa poderão orientar ou advertir os porteiros. 

Motos deverão sempre entrar pelo acesso de visitante – motorista deve retirar capacete e se identificar.

Caso proprietário esteja com carro reserva (do seguro) ou alugado deverá entrar pela entrada de visitante e fazer o respectivo cadastro. 

Separação de cartas, permanecerão temporariamente sob responsabilidade da Caresia. 

• Próxima reunião agendada para dia 18 de outubro de 2012 (com a empresa de interfonia). 

• Workshop sobre o papel de síndico pré-agendado para dia 25 de outubro de 2012. 

Nada mais havendo a se tratar, a reunião foi encerrada. 

Quem é quem no condomínio??? - Parte 6

O Villa Flora tem o privilégio de contar com um grupo de moradores voluntários que se formou pela iniciativa da ONG Gira Sonhos.

O grupo tem por objetivo promover atividades importantes para o desenvolvimento e o bem estar social do Villa Flora Votorantim. 

Clique aqui para saber mais sobre o Grupo de Moradores Voluntários

Contato: voluntariosvfv@gmail.com ou no Facebook

Quem é quem no condomínio??? - Parte 5

Parte 5 - A administradora

É a pessoa jurídica que presta serviços administrando o condomínio. Normalmente é indicada pelo síndico, ou pela construtora quando o imóvel é novo, e aprovada pelos condôminos em assembléia. Está obrigada a acatar as deliberações tomadas e a prestar contas ao condomínio, de preferência mensalmente. Não possui direito a voto.

Os serviços prestados podem ser divididos em atribuições administrativas, financeiras e jurídicas.

Administrativas: Gerenciamento de arquivos documentais; Gestão de contratos de manutenção e serviços terceirizados; Cadastro de Proprietários; Atendimento aos condôminos para o fornecimento de informações sobre o condomínio; Emissão e distribuição de cartas/ comunicados/ atas das assembléias/ etc; Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança de acordo com as normas dos Bombeiros, a legislação municipal e as normas técnicas ABNT; Vistoria técnica periódica; Controle de cobrança de aluguéis, etc.

Financeiras: Elaboração de orçamentos e previsões orçamentárias; emissão de recibos e boletos bancários; Controle de pagamentos de cotas condominiais; Cobrança administrativa de devedores, via carta e telefonemas; Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais; Prestação de contas mensais; etc.

Jurídicas: Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios; consultoria tributária, fiscal e trabalhista; assessoria na elaboração de Regimentos Internos; Acompanhamento de ações trabalhistas, cíveis e tributárias; etc.

Vale ressaltar que os tipos de serviços prestados devem estar previstos em contrato e isso pode variar de administradora para administradora.

Problemas de ordem administrativa, boletos, acordos, etc, referentes ao seu condomínio podem ser tratados diretamente com a administradora.

Telefone de Contato na Administradora:   (15) 3247-4716

E-mail:   caresiavt@caresia.com.br

Site:   www.caresia.com.br     

Quem é quem no condomínio??? - Parte 4

Parte 4 – O Sub-síndico e o Conselho Fiscal

Normalmente são eleitos conjuntamente com o síndico.

Sub-síndico: Tem como função substituir o síndico quando de sua ausência ou impedimento, além das tarefas específicas designadas pela Convenção. A existência ou não do cargo é definida pela Convenção.

Conselho Fiscal: confere as contas e documentação do condomínio, auxiliando o síndico e colaborando para a transparência de sua gestão. Não tem poder de aprovação para nenhum assunto, segundo o Código Civil.
Código Civil: "Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

Qualquer morador (e não só aqueles que se comprometeram assumindo os cargos de subsíndicos e conselheiros fiscais) podem e devem entrar em contato com o síndico para oferecer ajuda, propor melhorias, elogiar benfeitorias ou fazer reclamações.

Infelizmente, o que se constata na maioria das vezes é que, as pessoas só lembram do síndico na hora de fazer reclamações e cobranças. Perdendo a oportunidade de participarem ativamente da construção de boas idéias para o seu condomínio junto ao síndico.

Quem é quem no condomínio??? - Parte 3

Parte 3 - O Síndico

Segundo o Código Civil – Ele deve ser o representante legal do condomínio, sendo responsável por toda a documentação do condomínio e por representá-lo em juízo se solicitado.

O síndico pode ser ou não condômino (salvo disposição contrária à Convenção), é eleito em Assembléia, com normas e prazos previstos na mesma, seu mandato não pode exceder dois anos, ele deve exercer a administração do condomínio e ser assessorado pelo conselho fiscal. Seu cargo pode ou não ser remunerado e, pode ou não ter o benefício da isenção do síndico, tais itens devem ser aprovados em Assembléia.

Compete ao síndico:

·  representar o condomínio em defesa dos interesses comuns dos condôminos;

·  exercer a administração interna da edificação;

·  convocar assembléia geral

·  prestar contas à assembléia anualmente;

· cumprir e fazer cumprir a convenção,  regulamento interno e determinações tomadas em assembleias;

·  realizar o seguro da edificação;

·  guardar durante 5 anos a documentação relativa ao condomínio.

·  cobrar dos condôminos de suas contribuições;

·  impor multas estabelecidas por lei;

Como podemos ver, não é fácil ser síndico.

Uma forma de ajudar o seu condomínio e o seu síndico, é adotar a postura de morador consciente, atuante e fiscalizador:

•Procure saber das regras do seu condomínio para evitar transtornos com notificações e multas;

•Sempre que não souber o que fazer diante de uma situação que envolva o condomínio, tente tirar suas dúvidas com seu síndico;

•Antes de reclamar por qualquer assunto, procure se informar sobre o porquê de tal resolução não ser tomada, pode haver impedimentos que você desconheça;

•Procure você também orientar pacificamente seus vizinhos caso visualize alguma irregularidade e, se não obtiver sucesso, comunique o síndico.

Problemas de ordem pessoal dos moradores, muitas vezes também acabam chegando na caixa de e-mail, pelo telefone e até mesmo batem a qualquer hora na porta do síndico.

Embora não tenha obrigação de resolver, o síndico acaba sendo mediador de brigas e desentendimentos entre vizinhos que poderiam ser resolvidas através do bom e velho diálogo. 

Por isso, antes de incomodar o seu síndico com problemas de fácil resolução, respire fundo e tente um diálogo civilizado com seu vizinho primeiro. Se não der resultado, acione seu síndico.

Assim, problemas DENTRO e de ordem do condomínio (ex: Tulipas, Girassóis, Orquídeas, Ipês, etc) devem ser comunicados ao síndico correspondente.

Aqui no blog você encontra todos os e-mails de contato dos  Síndicos  do Villa Flora Votorantim

Quem é quem no condomínio??? - Parte 2

Parte 2 - A Associação de Moradores do Villa Flora Votorantim (AMVFV)

É cada vez mais comum a existência de loteamentos fechados, onde muitos trazem em seu projeto inicial o fechamento de espaços públicos, como ruas, praças, e junto à isso, a necessidade da implantação de uma Associação de Moradores para administrar esses espaços.

Cada Associação tem seu estatuto, mas basicamente ela é responsável por tratar das necessidades das áreas comuns dos grandes residenciais como portaria; segurança; limpeza; manutenção de praças e equipamentos como bancos, iluminação, playgrounds, etc. Também é responsável por requerer serviços da prefeitura e pela contratação de funcionários e empresas. A Taxa da Associação que você paga mensalmente junto com o condomínio são para esses fins.

Aqui no Villa Flora a Associação é composta pelas seguintes Pastas: Tesouraria; Segurança; Comunicação; Meio-Ambiente; Esportes, Cultura e Lazer; Limpeza e Manutenção; Ampliações e Reformas; mais os síndicos e conselheiros fiscais. Todo esse time é composto em sua maioria por moradores do condomínio e não é remunerado.

No estatuto também estão informações sobre as atribuições de cada pasta, normas para eleição dos cargos, como a presença das fundadoras natas Rossi e Splice em seu quadro social. 

Assim, problemas fora dos condomínios (ex: Tulipas, Girassóis, Orquídeas, Ipês, etc), e DENTRO das áreas comuns do VILLA FLORA (ex: praça do coreto, portaria; etc) devem ser comunicados à Associação de Moradores.

Clique aqui para saber mais informações sobre a AMVFV.

Contato AMVFV: amvfvotorantim@gmail.com

No topo do blog você encontra as pastas e os e-mails dos membros da Associação de Moradores.